Cómo preparar tu empresa para una auditoría SST en 90 días

Las visitas del Ministerio del Trabajo no avisan. Las de tu ARL sí pero llegan rápido. Y la autoauditoría anual del SG-SST es obligatoria. En todos los casos, llegar preparado se planifica.

Te dejamos un plan a 90 días, dividido en sprints semanales, asumiendo que partes con un cumplimiento medio (60–75 puntos).

Mes 1: documentación base

Semana 1: política y responsables

• Política de SST firmada y publicada (cartelera o intranet).
• Designación del responsable del SG-SST por escrito.
• Curso virtual del SENA del responsable: certificado vigente.
• Asignación de recursos en presupuesto.

Semana 2: comités

• COPASST elegido y conformado (acta de elección).
• Comité de Convivencia Laboral conformado (acta).
• Cronograma de reuniones del COPASST: mínimo una mensual.
• Actas firmadas de las últimas 3 reuniones (si llevas tiempo).

Semana 3: diagnóstico de riesgos

• Matriz de peligros actualizada por área/proceso.
• Metodología clara (GTC 45 es la más usada).
• Plan de tratamiento de los riesgos prioritarios.
• Inspecciones planeadas en áreas críticas.

Semana 4: plan anual

• Plan anual de trabajo en SST con cronograma, responsables y presupuesto.
• Objetivos del SG-SST medibles.
• Indicadores definidos (frecuencia, severidad, ausentismo).

Mes 2: ejecución y registros

Semana 5: capacitación

• Plan de capacitación anual aprobado.
• Inducción documentada para los últimos 6 ingresos (con firma y temas).
• Acta de capacitación trimestral con listado de asistentes firmado.

Semana 6: medicina preventiva

• Exámenes médicos de ingreso al día (último año).
• Exámenes periódicos según profesiograma.
• Exámenes de retiro de los desvinculados del último semestre.
• Diagnóstico de condiciones de salud agregado (anónimo).

Semana 7: EPP y dotación

• Matriz de EPP por cargo.
• Registros de entrega firmados por cada trabajador.
• Hojas de vida de los EPP en condiciones (renovación, reposición).

Semana 8: emergencias

• Plan de Prevención, Preparación y Respuesta ante Emergencias (PPRE).
• Brigadas conformadas y capacitadas.
• Simulacro del año documentado (acta + fotos + evaluación).
• Señalización en planta verificada.

Mes 3: verificar y cerrar brechas

Semana 9: indicadores y reporte

• Tablero con indicadores del año.
• Reporte trimestral al COPASST.
• Reporte anual a la alta dirección.

Semana 10: auditoría interna

• Plan de auditoría interna del SG-SST.
• Auditor independiente del área evaluada.
• Informe de auditoría con hallazgos.

Semana 11: acciones correctivas

• Plan de cierre de no conformidades de la auditoría.
• Responsables y fechas asignadas.
• Evidencia de cierre de al menos 3 hallazgos críticos.

Semana 12: revisión final

• Carpeta digital ordenada por estándar (1.1.1, 1.1.2…).
• Backup en la nube de toda la evidencia.
• Lista de chequeo final contra los 60 estándares.

El día de la auditoría

• Designa una persona responsable de acompañar al auditor (puede ser el del SG-SST).
• Ten un computador con todas las evidencias listas.
• No improvises: lo que no esté documentado, no existe.
• Sé honesto si falta algo. Es mejor un plan de mejora claro que una mentira que descubran.

Cómo te ayuda Arlia

Hacemos auditorías internas simulando exactamente lo que pediría el Ministerio, te entregamos el informe de brechas y armamos contigo el plan de cierre. Casi como un ensayo antes del estreno.